Para a gestão de tempo

1. Planeje diariamente (ou no dia anterior) compromissos, atividades ou contatos a serem realizados.
2. Limite o tempo para responder e-mails e o número de reuniões por dia.
3. Defina o “Pareto” dos afazeres diários e foque nos 20% que deverão trazer 80% dos seus resultados.
4. Desenhe interrupções em alguns momentos do dia para resolver temas privados ou relaxar.

Para a gestão das atividades (como um todo, não só as do dia)

1. Registre as atividades ou ideias (em papel ou aplicativo) e acompanhe regularmente o andamento.
2. Recuse tarefas não adequadas (conhecimento e/ou disponibilidade) ou delegue responsabilidades.
3. Agende todas as tarefas com data de início (se for o caso, horário) e meta de conclusão.
4. Priorize e execute tarefas segundo urgência e importância e não se distraia com temas paralelos.

Para a gestão de mensagens (correio eletrônico e mensagens expressas)

1. Verifique duas ou três vezes por dia o correio eletrônico e reduza reações imediatas a aplicativos.
2. Priorize as mensagens e as redirecione para pastas com taxonomias adequadas.
3. Despache mensagens de resposta rápida, programe as complexas e cancele as recorrentes.
4. Arquive, devidamente, documentos anexados de mensagens sem movimentação e interação.

Vamos praticar?

As práticas iniciais e a persistência nos novos procedimentos sugeridos produzem muito rapidamente resultados surpreendentes.

Cada pessoa pode – e deve – desenvolver variantes ou novas atitudes em relação ao pacote descrito, pois cada indivíduo tem seus próprios processos já validados, que podem trazer ganhos adicionais e específicos para as próprias demandas.

Fonte: Fundação Nacional da Qualidade Excelência da Gestão